Introdução: O desafio do planejamento financeiro em eventos
Planejamento financeiro em eventos é um tema bastante complexo pois envolve muitos fatores dinâmicos. Todo produtor, em algum momento de sua carreira, já teve que se deparar com situações diferentes do provável. Afinal, quem produz eventos sabe que seu trabalho é lidar com eventualidades.
E ai entram perguntas: Como se preparar para cenários em que as vendas vão mal? Ou como aproveitar da melhor forma possível uma performance de vendas que vai muito bem? Como evitar gastar mais do que o orçamento previsto? Entre muitas outras perguntas, ter um sólido planejamento financeiro do seu evento normalmente é a resposta. E saber projetar cenários financeiros pode ser a sua cartada de mestre.
Ao longo deste artigo, vamos mostrar como a projeção de diferentes cenários pode ajudar você a antecipar situações e a tomar decisões financeiras com segurança e tranquilidade. Vamos falar sobre a diferença entre custos vitais e não vitais, dar dicas de como lidar com diversas situações de vendas e ensinar como adaptar custos para reduzir riscos. Bora lá?
Projeção de cenários financeiros e antecipação de decisões
Quando você está produzindo um evento, ter uma boa visibilidade de como o dinheiro pode entrar e sair ajuda e muito na tomada de decisões. E isso vai impactar diretamente no resultado financeiro do seu evento e na sua saúde mental para lidar com as diversas situações que podem ocorrer. E uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é através da projeção de cenários financeiros. Mas o que exatamente isso significa?
Basicamente, você precisa imaginar diferentes situações que podem acontecer com o tamanho do público que atenderá ao evento e, consequentemente, com o faturamento que será gerado por esse público. Isso significa que você poderá se preparar para qualquer cenário ANTES que este cenário aconteça, possibilitando você a tomar decisões em um ambiente controlado, com a cabeça mais fria, e não no calor do momento quando o cenário já está acontecendo. Dessa forma, suas decisões naturalmente serão mais estratégicas e assertivas, e te ajudarão a se preparar melhor, otimizando recursos e aproveitando mais oportunidades em qualquer cenário possível.
Aqui estão alguns exemplos de cenários e possíveis questões que se levantam:
- Cenário Otimista: Digamos que você venda 50% mais ingressos do que o esperado. Que maravilha, hein! Mas como aproveitar essa boa performance da melhor forma possível? Como aproveitar este evento para alavancar os próximos e propagar este sucesso para a sua produtora?
- Cenário Provável: Suponha que você bateu exatamente a meta de ingressos vendidos. Nada mal, você acertou bem no alvo, parabéns. Mas e como saber se miramos no alvo certo? Como saber se você explorou seu todo o potencial em termos de experiência de evento e de resultado financeiro?
- Cenário Pessimista: E se apenas 50% da sua meta de ingressos forem vendidos? Dureza, né? É raro, mas acontece muito (rsrs). Como podemos nos preparar para um cenário como esse e mitigar os riscos que o acompanham? Como lidar com tranquilidade e previsibilidade num cenário desses?
Ter esses cenários em mente te ajuda a definir referências e a decidir o que fazer com base no que pode acontecer. Te mostra o caminho das pedras quando você precisar. Em vez de somente reagir aos problemas, apagar incêndios, você estará se preparando e antecipando as soluções. E isso faz toda a diferença tanto na saúde financeira da sua produtora, quanto na sua saúde mental.
No fim das contas, a projeção de cenários te dá clareza e te ajuda a tomar decisões mais seguras e estratégicas.
E por onde começar?
Ótima pergunta. E assim como em outras ótimas perguntas a resposta é: depende. Mas depende do que? Depende se o planejamento financeiro que estamos falando é para a primeira edição de um evento, algo novo, uma nova label, ou se estamos falando de uma edição de um evento já existente.
Primeira edição de um evento
Estaremos começando a pintar uma tela em branco nesse caso. Então faz mais sentido começar pela estrutura de custos, estipulando quais serão os principais atrativos do evento e quanto de recursos financeiros eles demandarão. Fazemos isso olhando inicialmente para o cenário provável, quais serão as principais atrações e experiências que queremos proporcionar para o público. E então fazemos os devidos ajustes para os cenários otimista e pessimista. Feito isso, ai conseguimos ter uma idéia mais clara de qual será o custo médio do ingresso, o que nos ajudará a guiar a precificação e o dimensionamento dos lotes de ingressos, além de outras receitas. Assim, conseguiremos projetar os 3 cenários de forma a almejar uma faixa de lucro provável, otimista e pessimista. Se você estiver usando um sistema de gestão, como por exemplo a BackstagePro, poderá utilizar um dos templates prontos para não precisar sair do absoluto zero nesse estágio.
Nova edição de um evento já existente
Nesse caso, estamos partindo de um evento que já tem um histórico e seria um enorme desperdício caso não começassemos por uma análise mais geral de como foram as edições passadas, em especial a última edição. Então ao olhar para a estrutura financeira completa da última edição, podemos simultaneamente encontrar pontos de melhoria em relação aos custos, quanto em relação a precificação de ingressos, dimensionamento de lotes, consumação e outras receitas. É incrível o quanto podemos aprender com nossos eventos passados, tanto com relação à feedbacks do público, quanto em relação à feedbacks internos da equipe. E para que isso seja possível, é imprescindível registrar essas informações e ter uma boa gestão de conhecimento. Se não, você terá desperdiçado inúmeros feedbacks valiosos que poderiam ter te ajudado a praticar a melhoria contínua nesse evento atual. Podemos até lembrar de algumas coisas mais marcantes, mas não vamos lembrar de tudo, então registre o feedback sobre cada fornecedor e cada elemento que fez parte do evento. Isso vai te ajudar muito.
E no momento de projeção de tamanho de público também entra o feeling do produtor. Em algum momento tem que entrar, não é mesmo? E é aqui que o produtor vai estipular o quanto o evento pode crescer, ou diminuir, com base no que foram os últimos eventos (principalmente o último) e em outros parâmetros. Entra o feeling por que, além de tudo, o produtor também deve levar em consideração o estado atual do público, as oportunidades de novos atrativos, novas parcerias, hypes a serem levadas em consideração, entre vários outros fatores. Nesse caso, se você estiver usando um sistema de gestão como o da BackstagePro, você conseguirá acessar todos os feedbacks e aprendizados de eventos passados com 1 clique, além de duplicar o plano financeiro de edições anteriores e só fazer as devidas edições, ganhando MUITO tempo.
Tá, mas como alterar a estrutura de custos de acordo com cada cenário?
Diferença entre a estrutura de custos em cada cenário
Acredito que nessa altura você já saiba a diferença entre custo fixo e custo variável. E como é de se esperar, os custos variáveis variam de acordo com o tamanho do público. Mas e os custos fixos, o quão “fixos” será que são mesmo quando estamos falando de projeção de cenários? Esse ponto é bastante importante, e entra a identificação de custos vitais e não-vitais. Dessa forma, fica muito mais fácil de enxergar o caminho das pedras para cada um dos cenários financeiros do seu evento.
O que são custos vitais e não-vitais?
É muito comum produtores relevarem esse distinção até o momento que precisam lidar com situações mais complicadas. É quando as coisas apertam que o produtor que tiver um plano bem estruturado sai tranquilo e fortalecido para a próxima. Para isso, o planejamento financeiro é peça chave, e para faze-lo é essencial entender a diferença entre custos vitais e custos não-vitais. Conceito simples, mas muito importante. Vamos lá?
Custos Vitais
Os custos vitais são aqueles essenciais para que o evento aconteça. Sem eles, de duas uma, ou o evento fica muito comprometido ou simplesmente não há evento. Alguns exemplos são:
- Alvarás e licenças: Esses documentos são obrigatórios para que o evento esteja dentro da lei e não enfrente problemas legais.
- Locação do espaço: O local onde o evento será realizado é imprescindível. Sem ele, não há como reunir as pessoas.
- Segurança: Garantir a segurança dos participantes é fundamental. Ninguém quer um evento arriscado.
Custos Não-vitais
Por outro lado, os custos não-vitais são aqueles que agregam muito valor para a experiência do evento, mas podem ser minimizados ou até mesmo cortados se o orçamento estiver apertado. Eles adicionam valor, mas não são essenciais. Veja alguns exemplos:
- Efeitos especiais: Melhoram a experiência, sem dúvida, mas não são cruciais para o evento acontecer.
- Entretenimento extra: Artistas circenses ou apresentações adicionais são incríveis, mas não são obrigatórios.
- Brindes e lembranças: São um toque agradável, mas podem ser cortados em momentos de economia.
Quando temos mapeado essa diferença nos custos desde o inicio do nosso planejamento, fica muito mais claro como devemos realizar as negociações com fornecedores e como iremos agir em cada situação. Tudo já está bem mapeado desde o inicio, e com isso temos clareza de quanto o evento pode ter tanto de lucro quanto de prejuízo. Dessa forma, o produtor tem informação o suficiente para decidir se está disposto a aceitar o risco de produzir este evento, ou não, e possivelmente evitar grandes prejuízos.
Certo, mas e como estruturar cada um dos cenários para que fique de acordo com o que temos?
Projeção de cenários: exemplo prático
Bora olhar para exemplos práticos de projeções e possíveis estratégias que podemos traçar? Bora!
Vamos dizer que você é produtor de um evento musical chamado Backstage que que teve 5 edições bem sucedidas. Este evento foi crescendo gradualmente, saindo de um público de 2.500 pessoas, para 4.500 nesta última edição. Você está iniciando a projeção de cenários para esta 6ª edição, levando em consideração que o feedback do público foi muito positivo e que o evento foi crescendo de forma bastante estável até então. No entanto, você acredita que está chegando em um patamar máximo para este público, então acredita que o evento irá crescer um pouco menos do que cresceu até então. Então temos nossa primeira projeção:
Cenário Provável
No cenário provável, você procura ter uma postura mais conservadora e estipula que irá conseguir atingir um público um pouco maior do que no último evento, cerca de 10%, então coloca como alvo o público de 5.000 pessoas nesse cenário. É importante garantir que você cubra os custos principais, mantendo um controle rigoroso sobre gastos adicionais. Assim, seu evento acontece com segurança e qualidade sem comprometer o caixa.
Cenário Otimista
Já no cenário otimista, você se mostra com uma confiança mais arrojada e acredita que existe a possibilidade de vender para um público 50% maior do que o provável. Estamos falando de um evento de 7.500 pessoas nesse caso, um diferença bastante significativa. Você está apostando que a nova atração que você vai contratar vai ser extremamente atrativa, por exemplo, ou uma ação explosiva de novos influencers, ou qualquer outra carta na manga que você possa ter. Nesse cenário, você terá um faturamento muito maior do que no cenário provável, e sem dúvida será uma excelente oportunidade para investir ainda mais na experiência do cliente. Contratação de efeitos especiais, artistas circenses, ativações surpresas entre outros mimos criativos podem e devem estar contemplados na sua estrutura de custos. Dessa forma, você aumenta a probabilidade de surpreender positivamente a expectativa do seu público e, consequentemente, cativar um público ainda maior para os próximos eventos. Isso favorece não só a próxima edição do seu evento, mas o sucesso da sua produtora como um todo.
Mas e se as vendas não forem tão boa? Pelo contrário, e se a aposta sair pela culatra? Nada como estar preparado para um cenário em que as coisas não fluam tão bem.
Cenário Pessimista
Então entra o tão temido cenário pessimista. E você não quer se expor a riscos muito grandes, então procura ter uma postura bastante conservadora nesse cenário, estipulando uma redução de 50% no tamanho do público provável, ou seja, 2.500 participantes. Nesse caso, essa edição seria do mesmo tamanho do que a primeira edição, pois você realmente acredita que não dá pra ser pior do que isso. Aqui, ser conservador é a melhor abordagem mesmo. O foco é em reduzir e até cortar todos os custos que não são vitais. Seria praticamente um “MVP” (do inglês Minimum Viable Product, ou Mínimo Produto Viável) do seu evento, faria tudo o que seria extremamente necessário para que o evento aconteça e deixe os participantes satisfeitos, mas nada além disso. Por isso é importante trazer flexibilidade nas negociações com os fornecedores, e procurar trabalhar com prazos e escopos que se adequam a sua necessidade. E ai você vai conseguir ver o quanto será seu resultado financeiro no pior cenário que você possa imaginar. Deu pouco lucro? Deu prejuízo? Dai cabe a você decidir se está disposto a encarar este cenário ou não.
E caso decida encarar, você já está preparado meses antes e já sabe o que fazer para reduzir os danos e ter uma noite de sono mais tranquila, pois essa decisão já foi tomada com clareza a tempos.
É válido lembrar que esse cenários são dinâmicos, e eles vão se ajustando de acordo com o caminhar das vendas de ingressos. No decorrer dos meses ou semanas que antecedem o evento, você vai ter a oportunidade de ir atualizando seus cenários. Quanto mais próximo do evento estiver, mais próximo estes cenários estarão entre si, e naturalmente maior será a clareza do tamanho do público que irá participar e menor serão as possibilidades de alteração na contratação de fornecedores e insumos. A idéia principal é ter um norte das possibilidades e ajustar seu orçamento e contratações de acordo.
Conclusão
Concluindo, estar preparado para esses cenários é mais que apenas organização; é uma questão de estratégia. Tenha um plano para cada situação e esteja pronto para se adaptar. Essa flexibilidade pode fazer a diferença entre o sucesso e a dificuldade financeira da sua produtora. E conte com a BackstagePro para ser sua parceira nesse sucesso.
